Cuốn sách "Của cải của các quốc gia" ("Wealth of a nation" của Adam Smith), xuất bản năm 1776, đã mô tả rất tuyệt vời về một trong những điều được coi là động lực của những tiến bộ kinh tế trong nhiều thập kỷ sau: đó là sự phân công lao động.
Phần lớn sự thịnh vượng của chúng ta hiện nay đến từ việc tăng năng suất lao động có được khi phân chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ thực hiện bởi những người chuyên môn. Ngày nay, nhờ vào sự phát triển kiến thức công việc và công nghệ truyền thông, sự phân chia lao động này đã tiến đến một tầm cao mới. Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên của sự siêu chuyên môn hóa ("the age of hyperspecilization") - một khái niệm rất mới và chưa được phổ biến rộng rãi trong thế giới lao động.
Nhìn vào chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp hiện nay, người ta có thể nghĩ rằng con người đã đạt đến cực điểm của sự chuyên môn hóa. Sáng kiến của Boeing trong việc chế tạo ra chiếc Dreamliner 787 đã được ngợi ca như là hình mẫu của việc thuê làm bên ngoài (subcontracting), và sau đó thì những bộ phận lại không khớp với nhau như đã dự kiến, làm chậm trễ quá trình sản xuất. Một trang web chỉ liệt kê những nhà cung cấp lớn của những bộ phận của chiếc máy bay này mà đã gồm tới 397 đường liên kết. Nhưng một chiếc máy bay chỉ là một sản phẩm vật thể (physical product). Hãy thử tưởng tượng xem công việc có thể chia nhỏ đến mức nào khi sản phẩm là phi vật thể (ví dụ như những hàng hóa tri thức ) và các thông tin liên quan có thể chuyển đến bất cứ nơi nào trên thế giới gần như ngay lập tức và không gây chi phí.
Giống như con người trong những buổi đầu của công nghiệp hóa chứng kiến những công việc riêng lẻ (như việc sản xuất pin chẳng hạn) chuyển đổi thành tổ hợp của nhiều công việc khác nhau (Adam Smith đã ghi nhận được 18 bước riêng biệt trong một nhà máy sản xuất pin), ngày nay chúng ta đang thấy những công việc tri thức- như nhân viên bán hàng, thư ký, kỹ sư - phân thành mạng lưới phức tạp của những nhiệm vụ nhỏ được thực hiện bởi những con người đến từ khắp nơi trên thế giới. Ngay cả những chức danh của những công việc rất mới thôi cũng đã bắt đầu khiến chúng ta bối rối.
Ví dụ như chức danh "nhà phát triển phần mềm" chẳng hạn, cũng che lấp thực tế là trong một dự án phần mềm, mỗi "nhà phát triển phần mềm" lại phụ trách những mảng khác nhau như thiết kế, mã hóa và thử nghiệm. Đây mới chỉ là sự phân chia rất đơn giản. Tại TopCoder, một công ty phần mềm mới mở có trụ sở tại Connecticut, một phần mềm sản xuất ra là sự tham gia của hàng chục bộ phận riêng rẽ.
TopCoder chia những dự án công nghệ của nó thành những phần nhỏ và chào mời nó cho những nhà phát triển phần mềm tự do trên toàn thế giới như là một hình thức tạo cạnh tranh. Ví dụ, một dự án phần mềm có thể bắt đầu bằng một cuộc thi ý tưởng. Cuộc thi thứ hai cung cấp một sự mô tả chi tiết hơn về những mục tiêu của dự án và thách thức những nhà phát triển phần mềm tạo ra một tài liệu mô tả chi tiết những yêu cầu đối với hệ thống để thỏa mãn những mục tiêu để ra. (TopCoder tổ chức một diễn đàn cho phép những nhà phát triển này truy vấn khách hàng để biết thêm chi tiết và mọi câu hỏi cùng câu trả lời này được hiển thị chung cho tất cả các nhà phát triển tham gia.)
Tài liệu chi tiết kỹ thuật được chọn sẽ trở thành cơ sở cho cuộc thi tiếp theo. Trong cuộc thi tiếp theo, các nhà phát triển phần mềm phải đưa ra những bản thiết kế cho kiến trúc hệ thống, chỉ ra từng phần cần thiết cho phần mềm và sự liên kết giữa các phần này với nhau. Các cuộc thi tiếp theo được đưa ra để phát triển những phần riêng biệt của phần mềm và rồi tích hợp chúng với nhau. Cuối cùng, các lập trình viên lại cạnh tranh với nhau để tìm và sửa lỗi cho phần mềm.
Mô hình của TopCoder quả là vô cùng phức tạp bởi nó là mạng lưới của gần 300,000 nhà phát triển phần mềm đến từ hơn 200 quốc gia trên thế giới. Bởi vì công ty có khả năng tập hợp nhu cầu cho từng nhiệm vụ cụ thể, nó cho phép một nhà phát triển đặc biệt giỏi trong việc thiết kế giao diện tập trung hoàn toàn vào công việc này. Thật vậy, TopCoder ngày càng trở nên chuyên môn hóa hơn. Một số người tập trung vào lập trình những đồ họa nhỏ. Những người khác thì tích hợp các bộ phận. Một số người khác lại chuyên sửa chữa lỗi (bugs).
Sự siêu chuyên môn hóa này tỏ ra rất có lợi. TopCoder thường cung cấp cho khách hàng của mình những sản phẩm có chất lượng tương đương với phương thức sản xuất cũ nhưng chỉ với 25% chi phí cũ. Và nó làm được điều này trong khi vẫn duy trì được một cộng đồng những lập trình viên hài lòng với công việc và được trả lương cao. Như chúng ta sẽ cùng thảo luận, chất lượng, tốc độ và lợi thế chi phí hầu như đảm bảo rằng mô hình này sẽ ngày càng phổ biến. Nhưng liệu những lợi ích này có đi kèm với bất cập nào không? Để chắc chắn rằng sự siêu chuyên môn hóa sẽ được phổ biến, chúng ta phải luôn để ý tới như rủi ro có thể gặp phải.
Nhanh chóng, giá rẻ, và trong tầm kiếm soát
Thuật ngữ "siêu chuyên môn hóa" (hay "hyperspecialization") không đồng nghĩa với thuật ngữ "outsourcing" (thuê các công ty bên ngoài làm) hay "offshoring" (thuê làm tại những quốc gia khác ), mặc dù nó được tạo điều kiện bởi những công nghệ tương tự. Thay vào đó, nó có nghĩa là phân chia công việc vốn được thực hiện bởi một người ra thành những phần nhỏ do nhiều người có chuyên môn thực hiện. Việc phân chia này dẫn đến cải thiện về tốc độ, chất lượng và chi phí.
Để hiệu được sự nâng cao về chất lượng mà siêu chuyên môn hóa tạo ra, hãy xem xem bạn đã mất bao nhiêu thời gian để làm một công việc không thuộc chuyên môn của bạn. Cũng giống như những người lao động thủ công trong quá khứ, những người làm việc trí thức tham gia vào vô số những hoạt động đáng nhẽ sẽ được làm tốt hơn bởi những người khác. Những nhà quản lý dự án chẳng hạn, mất hàng giờ để chuẩn bị những khung hình cho bài thuyết trình trong khi ít người trong số họ có những phần mềm đồ họa phù hợp để làm việc này. Một vài người giao nhiệm vụ này cho những người khác để công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
Nhưng hãy tưởng tượng rằng một công ty chuyên nghiệp như TopCoder có mạng lưới bao gồm rất nhiều những nhà chuyên nghiệp Power Point. Những nhân viên làm việc từ xa này có thể tạo ra những biểu đồ rực rỡ. Một số khác có khả năng soát lỗi tuyệt vời. Còn một số khác lại là chuyên gia nội dung cho hàng loạt những thể loại thuyết trình khác nhau (ví dụ, một số người chuyên về thuyết trình bán hàng cho các sản phẩm văn phòng; người khác lại chuyên về thuyết trình cho các buổi họp trong ngành công nghiệp dược phẩm.) Thuê một nhà thiết kế đồ họa chuyên nghiệp và chất lượng công việc sẽ được cải thiện rõ rệt.
Chất lượng công việc được cải thiện rõ rệt khi mà công việc được thực hiện bởi những người chuyên nghiệp. Chất lượng thậm chí còn tăng nhiều lần hơn khi mà, như ở TopCoder, rất nhiều người cạnh tranh với nhau để giành được công việc. Đây chính là động lực của "thị trường mở" InnoCentive, nơi kết nối những người cần giải pháp- chủ yếu là những doanh nghiệp đối mặt với những thách thức về khoa học và công nghệ- với những người có thể đưa ra giải pháp (Tiết lộ nhỏ: Thomas W. Malone là một thành viên trong ban cố vấn của InnoCentive.) Vào bất kể ngày nào, hàng ngàn nhà khoa học, kỹ sư, sinh viên và nhiều người khác truy cập vào InnoCentive để tìm kiếm những thử thách. Họ biết rằng nếu họ đưa ra được giải pháp khả thi, họ sẽ nhận được tiền thưởng, trong nhiều trường hợp trên 100 nghìn đô la Mỹ.
Đối với những người tìm kiếm giải pháp, sự hấp dẫn của InnoCentives nằm ở chất lượng những giải pháp mà nó đem lại. Bằng việc có một mạng lưới rộng rãi, InnoCentives kết nối những người rất có kinh nghiệm với các vấn đề khiến những chuyên gia nội bộ bối rối. Ví dụ như, theo nhà văn chuyên về lĩnh vực kinh doanh Julian Birkinshaw và Stuart Craine mô tả, công ty dược phẩm Roche muốn tìm kiếm một giải pháp để đo khối lượng và chất lượng của các mẫu bệnh phẩm mà đã đi qua các phân tích hóa học tự động. Vào năm 2008, công ty này tài trợ một cuộc thi trên InnoCentive. Sau hai tháng, nó đã nhận 113 lời gợi ý từ những nhà giải quyết vấn đề trên khắp thế giới. Giám đốc quản lý công nghệ của Roche Diagnotics, ông Tod Bediliion, đã rất ngạc nhiên khi đã tìm ra được một giải pháp độc đáo từ cuộc thi, trong khi trước đó Roche đã mất 15 năm loay hoay trước vấn đề này.
Câu chuyện này nói lên một lợi ích khác của sự siêu chuyên môn hóa: tốc độ. Trong trường hợp của hãng Roche, việc đưa ra vấn đề và tạo cạnh tranh trong tìm kiếm giải pháp đã làm cho quá trình tìm kiếm trở nên vô cùng nhanh chóng. Ngoài ra, sự siêu chuyên môn hóa còn giúp tăng tốc độ do phân công những nhiệm vụ liên quan cho nhiều người khác nhau cùng thực hiện đồng thời chứ không phải lần lượt. Ví dụ, công ty CastingWords chuyên sao chép các file âm thanh với tốc độ đáng kinh ngạc- đôi khi còn nhanh hơn cả thời gian nó được ghi âm. Làm sao mà công ty này có thể làm được như vậy? Nó không phải ngành khoa học tên lửa: CastingWords chỉ đơn giản tách các file âm thanh này thành từng đoạn nhỏ và chuyển chúng cho những nhân viên làm việc từ xa cho họ sao chép đồng thời. Công ty liên hệ với những nhân viên này qua trang Mechanical Turk của Amazon. Quy trình tự động của nó sử dụng những đoạn phân chia chồng chéo để tìm ra lỗi (bằng cách so sánh các bản sao chép của cùng một phần do nhiều nhà sao chép thực hiện), và rồi ghép các phần nhỏ thành một sản phẩm hoàn chỉnh. Phần kiểm tra chất lượng của nó cũng cho biết nhà sao chép nào là đáng tin tưởng để tiếp tục hợp tác trong tương lai. "CastingWords giống như một nhà ảo thuật đối với tôi," một người dùng tên là Merlin Mann chia sẻ.
Khả năng phân phối những công việc điện tử cho một lực lượng lao động lớn không chỉ giúp cho công việc được thực hiện nhanh hơn; nó còn giúp hoàn thành những nhiệm vụ mà thời gian là yếu tố quyết định thành công. Hãy xem xét quá trình tìm kiếm Jim Gray, một nhà khoa học máy tính nổi tiếng, đã biến mất trên biển vào năm 2007 cùng với chiếc thuyền buồm nhỏ. Khi tin tức về sự biến mất này đến tai các đồng nghiệp của Jim Gray, họ nhận định rằng việc tìm kiếm hết 30.000 dặm vuông trên biển không phải là không thể. Trong vài ngày tiếp theo các hình ảnh gửi về từ vệ tinh được phân ra và chuyển cho những người tình nguyện và những nhân viên trên Mechanical Turk để kiểm tra. Những nỗ lực như thế này là ngoài sức tưởng tượng của trước kia và gợi ý những khả năng mới- từ việc tra quét những hành động khả nghi qua camera của một tòa nhà, tới việc phiên dịch thông tin trao đổi giữa các trụ sở công ty ra nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Tăng tốc độ công việc là một trong những cách thức giúp siêu chuyên môn hóa giảm thiểu chi phí. Qua kinh nghiệm của mình với InnoCentive, ông Bediliion đã chia sẻ rằng: "Tôi không thể bắt 10 nhân viên vào một căn phòng, tiến hành một cuộc hội thảo trong vòng hai ngày chỉ với chi phí (phải tính cả chi phí đi lại) bằng với những gì mà tôi chi cho InnoCentive . Và kết quả thu lại chỉ là vài trăm ghi chú thay vì một tập tài liệu với 113 đề xuất riêng biệt và rất chi tiết."
Khả năng tiết kiệm chi phí lớn nhất cho mỗi công ty còn đến từ hình thức tận dụng tốt hơn thời gian của nhân viên. Bởi siêu chuyên môn hóa giúp giảm bớt gánh nặng cho các công nhân trí thức, họ có nhiều thời gian để tập trung vào những công việc mang lại nhiều giá trị hơn. Ví du, trong quá trình bán hàng giữa các doanh nghiệp, những thông tin liên lạc chính xác phải luôn được cập nhật. Mặc dù hoạt động này là rất cần thiết như nó lại gây lãng phí thời gian của một người đại diện bán hàng giỏi. Công việc này sẽ được thực hiện hiệu quá hơn rất nhiều với sự trợ giúp của các chuyên gia về công việc vặt- những nhân viên của Samasoure, một tổ chức phi lợi nhuận có trụ sở tại San Francisco. Samasource sẽ gửi những dữ liệu này đến các nước phát triển. Những nhân viên ở đây sẽ kiểm chứng địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, địa chỉ email, và số từ hệ thống đánh số quốc thế (DUNS hay Data Universal Numbering System) thông qua nghiên cứu website của các công ty và gọi điện thoại trực tiếp.
Siêu chuyên môn hóa có thể làm giảm chi phí bởi nó tạo điều kiện cho các công ty tìm đến những chuyên gia thật sự trong mỗi lĩnh vực chứ không phải bắt đầu mầy mò lại từ đầu trong mọi vấn đề.
Làm chủ một thế giới của siêu chuyên môn hóa
Ở bất cứ công ty nào, siêu chuyên môn hóa sẽ thay đổi đáng kể bộ mặt tổ chức, từ cấp độ vĩ mô đến vi mô của từng nhiệm vụ. Một số công việc được phân nhỏ ra, một số quá trình khác có thể bị thay đổi hoàn toàn. Những nhà quản lý có thể đang muốn tập trung vào những hoạt động gia tăng giá trị thấp, như những khách hàng của Samasource chẳng hạn. Hoặc họ có thể tập trung khai thác những giá trị lớn hơn từ những nhiệm vụ cao cấp. Ví dụ, Business Talent Group hay YourEncore có mạng lưới những chuyên gia tư vấn tự do cung cấp cho khách hàng những lời khuyên trong ngắn hạn với giá cả cao đi kèm với chất lượng vượt trội. Dù những nhiệm vụ ở cấp độ nào chăng nữa (mang lại giá trị thấp hay cao) thì việc tập trung phát triển siêu chuyên môn hóa vẫn luôn đòi hỏi những kỹ năng quản lý tốt. Đầu tiên, các nhà quản lý phải biết cách phân chia công việc ra những nhiệm vụ nhỏ một cách hợp lý. Thứ hai, các chuyên gia phải được tuyển dụng với những điều khoản đóng góp chặt chẽ. Thứ ba, chất lượng sản phẩm phải được đảm bảo. Và cuối cùng, mỗi mảng công việc phải được tích hợp hoàn chỉnh.
Chia nhỏ công việc
Để hiểu được cách thức một công việc được hoàn thành qua siêu chuyên môn hóa, chúng ta phải bắt đầu bằng cách lập bản đồ những nhiệm vụ cần thiết cho công việc cụ thể đó. Một bản đồ như vậy sẽ gợi ý về cách chia nhỏ công việc thành những nhiệm vụ nhỏ mà có thể được thực hiện với chất lượng tốt hơn, tốc độ nhanh hơn và chi phí thấp hơn bởi những chuyên gia. Trong năm 2008, gã khổng lồ dược phẩm Pfizer đã thực hiện điều này trong một sáng kiến gọi là pfizerWorks. Bản đồ nhiệm vụ đã chỉ ra rằng những nhân viên có tay nghề cao nhất của Pfizer đang dành 20-40% của mình vào những công việc như nhập dữ liệu, nghiên cứu web, phân tích bảng số liệu và làm các slides thuyết trình Power Point. Sau khi xem xét kết quả, công ty đã quyết định thuê làm bên ngoài những công việc này, chuyển giao cho các công ty ở Ấn Độ và sau đó là một công ty có trụ sở tại Ohio.
Một vấn đề mấu chốt để phân chia công việc là phải hiểu sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và xác định xem liệu công việc có được giải quyết thỏa đáng không nếu như các nhiệm vụ nhỏ được giải quyết bởi nhiều người khác nhau. Một ví dụ đơn giản: Một công ty đa quốc gia gần đây đã tổ chức lại đội ngũ nhân viên hành chính và quyết định giao nhiệm vụ sắp xếp lịch trình các chuyến du lịch của các giám đốc cho một nhóm nhỏ những người trợ lý hành chính. Nhóm nhỏ này dần dần phát triển thành những chuyên gia du lịch của công ty. Tuy nhiên, do hành trình du lịch phải phụ thuộc vào lịch họp (hay ngày sinh nhật, ngày kỷ niệm gia đình...), nên cuối cùng công việc lại được giao trở lại cho các trợ lý hành chính làm việc trực tiếp với từng giám đốc điều hành.
(Còn tiếp)
Theo mang doanh nhan - tri thuc
